Informace o zpracování osobních údajů dodavatelů a odběratelů zboží a služeb

Úvodní informace

ROLAND, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje dodavatelů a odběratelů zboží a služeb, kteří jsou fyzickými osobami podnikateli (dále jen „Dodavatelé a Odběratelé“), na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „Nařízení“), a to za stanovenými účely, jakož i způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu titulu ve smyslu článku 6 Nařízení.

Tato informace o zpracování osobních údajů Dodavatelů a Odběratelů obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 Nařízení.

Správce osobních údajů

ROLAND, spol. s r.o. se sídlem Předboj 119, 250 72 Kojetice u Prahy, zapsaná v obchodním rejstříku Městského osudu v Praze, spisová značka C 6641 , IČO: 442 69 293, vystupuje ve vztahu k osobním údajům Dodavatelů a Odběratelů v právním postavení správce osobních údajů, který určuje účely a prostředky zpracování (dále také jen „Správce“).

Dodavatelé a Odběratelé jako subjekty údajů mají právo se na společnost jakožto Správce obracet se všemi dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů a uplatňovat u Správce svá práva subjektů údajů, a to:

• písemně formou dopisu/oznámení na adresu sídla Správce k rukám Ing. Martiny Tiché
• elektronicky na e-mailovou adresu: ticha@roland-bedneni.cz

Zpracovatelé osobních údajů

Správce ve vztahu k osobním údajům Dodavatelům a Odběratelům smluvně pověřil k dalšímu zpracování osobních údajů zpracovatele:

Ing Zdeněk Krejčí, COM-SYS SOFTWARE se sídlem Neklanova 120/18, Vyšehrad, 128 00 Praha 2, IČO: 131 50 529 – poskytovatel IS „Company Manager“

Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává vybrané osobní údaje Dodavatelů a Odběratelů za následujícími účely:

• plnění obchodní smlouvy/jednání o obchodní smlouvě
• plnění povinností vyplývajících z daňových právních předpisů
• realizace kontaktů a vzájemné obchodní komunikace (osobní údaje kontaktních osob Dodavatelů a Odběratelů – statutárních orgánů a/nebo zaměstnanců)
• dodání/odběr zboží a služeb
• účely tzv. „přímého marketingu“

Právní tituly zpracování osobních údajů

Právním titulem ke zpracování osobních údajů Dodavatelů a Odběratelů ve smyslu článku 6 Nařízení ve vztahu ke shora uvedeným účelům zpracování jsou:

• plnění smlouvy
• oprávněné zájmy správce
• plnění právních povinností správce

Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů

Osobní údaje Dodavatelů a Odběratelů jsou ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:

• automatizované zpracování – IS Company Manager
• manuální zpracování – v listinné podobě – obchodní smlouvy (včetně objednávek/potvrzení objednávek), dodací listy, daňové doklady

Kamerový systém

Kamerový systém je Správcem provozován v objektu skladu na adrese: Předboj 119, 250 72 Kojetice u Prahy, a to jako systém vybavený funkcí obrazového záznamu. Kamerový systém je tvořen kamerami, které jsou umístěny ke kontrole a monitoringu areálu. Kamerový systém je Správcem provozován za následujících podmínek:

• účel zpracování: ochrana majetku bezpečnosti osob
• právní titul: oprávněné zájmy správce
• bez souhlasu subjektu údajů
• kategorie osobních údajů: popisné – obrazové záznamy (obličeje, postavy)
• místo uložení záznamů: přímo v areálu
• doba zpracování/uchování záznamů: třicet (30) dnů ode dne pořízení záznamu
• technické zabezpečení systému a fyzická ochrana: vyhrazená místnost pro úložiště záznamů, záznamy technicky blokovány, omezení přístupových oprávnění
• prostory monitorované kamerovým systémem jsou viditelně označeny informačními tabulkami, které obsahují jednak piktogram a dále krátký informační text

Rozsah zpracování osobních údajů

Co do rozsahu zpracování kategorií údajů Správce zpracovává následující osobní údaje Dodavatelů a odběratelů:

• jméno a příjmení, příp. obchodní firma, sídlo, IČO, DIČ, e-mailová adresa, telefonní číslo, bankovní spojení a dodací adresa
• jméno a příjmení kontaktní osoby, její pracovní pozice, služební telefonní číslo a služební e-mailová adresa

Doba uložení osobních údajů

Doba uložení, resp. zpracování osobních údajů Dodavatelů a Odběratelů ze strany správce je následující:

• po dobu trvání smluvního vztahu
• po dobu povinností vyplývajících z daňových právních předpisů

Práva subjektů údajů

Dodavatelé a odběratelé jako subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující právo:

• právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů
• právo na opravu údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně
• právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“)
• právo na omezení zpracování osobních údajů
• právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů
• právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami)

Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je: